X
تبلیغات
نماشا
رایتل

مدیریت آموزشی و مدیریت آموزش عالی

وقت طلا نیست!


بحث مدیریت زمان سال هاست که ذهن افراد و صاحب نظران گرایش های مختلف خصوصاً علمای مدیریت را به خود مشغول کرده است و تاکنون دوره های آموزشی و سمینارهای تخصصی فراوانی در رابطه با مدیریت زمان برپا شده است اما سؤالی که مطرح است این است که آیا واقعاً ما توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را تحت کنترل خود درآوریم؟

مفهومی که در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده اند این است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را. زیرا در حقیقت زمان اداره ناشدنی است و در حال گذر است و این ما هستیم که باید از زمان به درستی استفاده کرده و از آن بهره ببریم. بنابر نظر برخی از علمای مدیریت، مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید که مهارت هایی که ما برای اداره کردن دیگران نیاز داریم همان مهارت هایی است که برای اداره کردن خود به آن نیازمندیم و از آنها بهره می بریم مانند توانایی های مدیریت و برنامه ریزی، رهبری کنترل، مدیریت منابع و غیره.

شناخت درست و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهند بسیار مهم است چون بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد. بد نیست اندکی با خود تأمل کرده و از خود بپرسیم که وقت روزانه ما صرف چه اموری می شود؟

شما به طور قطع مقالات و کتب فراوانی را در رابطه با مدیریت زمان مطالعه کرده اید اما ما در اینجا با عنوان کردن ۱۱ کلید اصلی در مدیریت زمان سعی داریم که شما را بلافاصله به هدف نهایی خود که همان از دست ندادن زمان و مدیریت صحیح وقت است هدایت کنیم. پس با ما همراه شوید.

۱) مدیریت زمان دانش شخصی است

همان گونه که شبانه روز مقدار مشخص و ثابتی از زمان را به خود اختصاص می دهد و هیچ گاه کمتر و یا بیشتر از ۲۴ ساعت نخواهد شد و این اصل را ما در زندگی خود پذیرفته ایم باید این نکته را نیز بپذیریم که این ما هستیم که باید زمان خود را تنظیم کنیم. ما هرگز نمی توانیم این ۲۴ ساعت را افزایش و یا کاهش دهیم اما با برنامه ریزی صحیح می توانیم بهره خود از این زمان معین را بیشتر کنیم.

۲) نشتی های زمان را بیابید

همواره به دنبال نشتی های زمان باشید و ببینید که زمان شما در کجاها بیشتر هدر می رود و پس از یافتن این زمان ها سعی در کنترل آن داشته باشید و سعی در اختصاص آن برای کارهای گوناگون داشته باشید.

۳) به دنبال اهدافی از مدیریت زمان باشید

اولین گام در مدیریت زمان حذف کردن اوقاتی است که به صورت بی رویه هدر می رود. اگر شما موفق به حذف این زمان ها شدید بدانید که اولین گام را در این راه برداشته اید.

۴) الگوبرداری از طرح مدیریت زمان

همواره سعی در الگوبرداری از یک برنامه مدیریت زمان داشته باشید و در طرح الگوبرداری شده اهداف و اولویت های خود را بنویسید و آنها را مرتب کنید و سپس اولویت های غیرضروری را حذف کنید و سپس اهداف بلندمدت و میان مدت خود را نیز شناسایی کرده و سعی در به انجام رساندن آن داشته باشید. این اهداف تعیین شده باید دست یافتنی و در عین حال آرمانی باشد تا سبب تحریک شما برای تلاش و کوشش شود و این نکته را فراموش نکنید که هیچ گاه سعی در کپی برداری از سایر طرح ها نداشته باشید.

۵) استفاده از ابزارهای کمکی در مدیریت زمان

همواره سعی در استفاده از تکنولوژی های روز در زمینه برنامه ریزی برای مدیریت زمان خود داشته باشید. استفاده از نرم افزارهای رایانه ای و نیز امکانات گوشی های همراه از این نکات است. به عنوان نمونه آیا شما تا به حال از Reminder تلفن همراه خود استفاده کرده اید؟

۶) اولویت بندی

به صورت روزانه و هفتگی کارهای خود را اولویت بندی کنید تا در زمان شما صرفه جویی شود.

۷) استفاده از تفویض اختیار

از اصل تفویض اختیار در کارهای غیرضروری همواره استفاده کنید و هیچ گاه سعی در تک روی در انجام امور نداشته باشید و بدانید همواره کسانی هستند که توانایی انجام صحیح کارهای مورد نظر شما را دارا می باشند. پس بعضی از کارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور کم اهمیت نکرده و صرفاً به امور کلیدی بپردازید.

۸) از انجام کارهای تکراری بپرهیزید

سعی در انجام امور تکراری نداشته باشید و سعی کنید کارهای تکراری را مانند کارهای کم اهمیت به دیگران واگذار کنید.

۹) تعیین محدوده زمانی

برای کارهای زمان بر یک حداکثر زمان را در نظر گرفته و پس از پایان زمان تعیین شده کار مورد نظر را تعطیل کرده و به هیچ وجه دیگر به آن نپردازید و ادامه کار را به روز آینده و زمان تعیین شده بعدی موکول کنید.

۱۰) سازماندهی سیستم ها

در انجام امور روزانه از سیستم های موجود و کارا استفاده کنید و سعی در تغییر سیستم ها از سیستم های سنتی به سیستم های جدید داشته باشید، هرگز از یک سیستم قدیمی به دلیل عادت کردن به آن حمایت نکرده و همواره به دنبال سیستم های جدید و بهره ور باشید و برای انجام کارهای خود حتماً از یک الگوریتم استفاده کنید. یعنی مراحل انجام کار را در لحظات بیکاری پیش خود مرور کرده و سعی کنید حالات نفی سیستم را نیز پیش بینی کرده و از قبل برای آن راه حلی بیندیشید و نه در موقع بروز این گونه از عوامل.

۱۱) از انتظار بیهوده بپرهیزید

همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شوید و از دیگران نیز چنین انتظاری داشته باشید و مطمئن باشید که وقت اضافی برای هدر دادن ندارید و در صورت هدر رفتن این گونه از وقت ها دیگر قابل جایگزینی نیستند و در انتها هیچ گاه فراموش نکنید که زمان ارزشمندترین سرمایه برای هر فرد، گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست، این سرمایه غیرقابل خریداری و نیز غیرقابل تولید است. پس باید به خوبی از آن مراقبت و محافظت به عمل آورد.

منبع:

وحید ارجمند. روزنامه ایران.